Il ruolo di responsabilit\u00e0 dei trattamenti dei dati in ambito condominiale dell\u2019amministratore di condominio fu gi\u00e0 definito, dal Garante della Privacy, nel 2006 ed \u00e8 stato riconfermato nel 2019, alla luce del GDPR, il nuovo regolamento europeo sulla protezione dei dati e del d.lgs. 101, il decreto che adegua il nostro codice privacy nazionale alla nuova normativa, nella relazione di luglio, presentata in Parlamento.<\/p>\n
Il concetto potrebbe sembrare, in prima analisi, scontato e ovvio. In realt\u00e0, per\u00f2, non tutti conoscono esattamente il significato attribuito dalla normativa sulla privacy.<\/p>\n
\u00a0\u00a0\u00a0\u00a0\u00a0<\/strong>\u00a0\u00a0L\u2019 Amministratore \u00e8 Responsabile dei trattamenti dei dati personali dei condomini:<\/p>\n <\/p>\n Cosa vuol dire?<\/strong><\/p>\n Quali sono i suoi obblighi?<\/strong><\/p>\n La nomina \u00e8 automatica?<\/strong><\/p>\n Pu\u00f2 assumere altri ruoli e quando?<\/strong><\/p>\n <\/p>\n Rispondiamo ai quesiti sopraesposti per chiarire meglio questa importante funzione:<\/p>\n <\/p>\n Cosa vuol dire \u201cResponsabile dei trattamenti\u201d?<\/strong><\/p>\n Per chiarire questo ruolo, \u00e8 utile fare un passo indietro nel passato, quando era in vigore la precedente normativa.<\/p>\n Il ruolo in questione fu oggetto di\u00a0un\u2019errata interpretazione<\/strong>. Infatti, aziende e professionisti (anche molti consulenti privacy, purtroppo!) hanno inteso la figura del \u201cresponsabile\u201d come spesso viene interpretata nelle aziende: un collaboratore che \u201csi fa carico\u201d degli adempimenti e delle buone pratiche indicate dalla normativa. Sbagliato.<\/p>\n In realt\u00e0, il collaboratore che \u201csi occupa delle questioni privacy\u201d in azienda deve essere insignito del ruolo di\u00a0\u201cpersona designata agli adempimenti privacy<\/strong>\u201de non come responsabile, in quanto, l\u2019unico responsabile, in un\u2019organizzazione, \u00e8 il legale rappresentante, il titolare o il manager che la rappresenta, nel ruolo apicale che riveste (principio di \u201caccountability\u201d), cio\u00e8 il \u201ctitolare del trattamento\u201d, nella sua veste di persona fisica (titolare del trattamento \u00e8 anche l\u2019impresa, nella sua forma giuridica).<\/p>\n Ma ancora non ci siamo, dato che \u201ctitolare del trattamento\u201d e \u201cresponsabile del trattamento\u201d sono due ruoli distinti.<\/p>\n Quindi?<\/p>\n La pi\u00f9 attuale normativa specifica meglio il ruolo definendolo\u00a0\u201cResponsabile\u00a0esterno<\/u>\u00a0dei trattamenti\u201d<\/strong>\u00a0(art. 28 del GDPR \u2013 Reg. Eu 678\/2016).<\/p>\n Nella pratica, ci si riferisce a tutti soggetti che, all\u2019esterno di un\u2019organizzazione, trattano i dati per conto del titolare dei trattamenti. Alcuni esempi sono riscontrabili nelle figure dei consulenti del lavoro (trattano i dati dei dipendenti, la cui titolarit\u00e0 del trattamento \u00e8 del datore); dei commercialisti (trattano i dati dei clienti, e dei fornitori, la cui titolarit\u00e0 \u00e8 dell\u2019impresa); dei manutentori di software gestionali; etc.<\/p>\n L\u2019amministratore di condominio in che posizione si pone rispetto al condominio? Non \u00e8 definibile come un manager perch\u00e9 non \u00e8 assunto, non \u00e8 definibile come il legale rappresentante perch\u00e9 il condominio non \u00e8 entit\u00e0 giuridica e, in ogni caso, non si potrebbe configurare come socio o dipendente. E\u2019 di fatto un professionista esterno che ha un incarico, esattamente come un commercialista. Per cui, riveste perfettamente il ruolo di\u00a0Responsabile\u00a0esterno<\/u>\u00a0dei trattamenti.\u00a0<\/strong>Il titolare dei trattamenti \u00e8 il condominio, nel quale ciascun condomino \u00e8\u00a0contitolare dei trattamenti<\/strong>, insieme agli altri soggetti che condividono la comunit\u00e0 condominiale.<\/p>\n La responsabilit\u00e0 finale ricade sempre e solo su titolare, contitolare e responsabile dei trattamenti.<\/p>\n <\/p>\n Quali sono i principali obblighi che ricadono sul Responsabile esterno?<\/strong><\/p>\n La responsabilit\u00e0 autonoma dell\u2019amministratore, responsabile esterno, sulla gestione attenta e lecita dei dati dei condomini \u00e8 riconosciuta dal Garante della privacy. I soggetti \u201cautorizzati ai trattamenti\u201d come portieri, consiglieri, etc., sono soggetti riconosciuti responsabili solo dall\u2019entit\u00e0 condominiale in quanto, come gi\u00e0 accennato nel precedente punto trattato, la responsabilit\u00e0, in tema di privacy, ricade sempre e solo su titolari e responsabili. Sar\u00e0 tuttavia possibile intervenire sugli autorizzati (rivalsa) in sede civile e giuslavoristica, in caso di mancanze e responsabilit\u00e0 personali.<\/p>\n Il responsabile dei trattamenti pu\u00f2 essere soggetto a sanzioni e risarcimenti in caso di danni cagionati a terzi.<\/p>\n Come abbiamo gi\u00e0 accennato, la responsabilit\u00e0, in caso di violazione o incidente (perdita di riservatezza, di disponibilit\u00e0 o di integrit\u00e0 del dato personale), \u00e8 del titolare e\/o del responsabile dei trattamenti, \u00e8 quindi fondamentale che l\u2019amministratore applichi tutte le\u00a0misure di sicurezza \u201cidonee\u201d\u00a0<\/strong>(definite cos\u00ec nel regolamento europeo), sia tecniche che organizzative; che conosca bene i principi di base del trattamento dei dati personali (formazione specifica da art. 29 del GDPR) e che svolga tutti gli adempimenti previsti (informative, analisi di impatto, registri dei trattamenti, etc.). In pratica,\u00a0\u00e8 necessario che sia conforme rispetto all\u2019attuale normativa<\/strong>\u00a0(reg Eu 679\/16; d.lgs. 101\/18).<\/p>\n Il responsabile esterno pu\u00f2 svolgere le sue attivit\u00e0 tramite collaboratori, che verranno\u00a0nominati \u201cautorizzati al trattamento\u201d e formati sui principi di base<\/strong>\u00a0della privacy (art. 29 del GDPR) e pu\u00f2 nominare a sua volta dei responsabili esterni, ma solo con il consenso del titolare dei trattamenti (il condominio), che diverranno\u00a0\u201csub-responsabili esterni dei trattamenti\u201d<\/strong>\u00a0(ad esempio, i manutentori di un software gestionale che potrebbero accedere ai dati dei condomini).<\/p>\n Il responsabile esterno deve inoltre\u00a0comunicare tempestivamente<\/strong>\u00a0al titolare dei trattamenti (nel caso degli amministratori, il condominio) qualsiasi violazione e\/o incidente fisico e informatico che riguarda i dati personali trattati. In questo caso, dovr\u00e0 anche\u00a0seguire le indicazioni<\/strong>\u00a0previste dal regolamento\u00a0in materia di \u201cdata breach<\/strong>\u201d (artt. 33-34 del GDPR), comunicando, nei casi che lo richiedono, entro 72 ore i dettagli dell\u2019incidente\/violazione, compresi gli impatti, le misure da intraprendere e tutti i parametri previsti, al Garante della privacy.<\/p>\n <\/p>\n La nomina \u00e8 automatica?<\/strong><\/p>\n Il regolamento europeo \u00e8 chiaro: la nomina deve essere rivestita tramite apposito atto giuridico. L\u2019atto giuridico esprime le condizioni e gli obblighi relativi all\u2019esecuzione dell\u2019attivit\u00e0 di trattamento dei dati.<\/p>\n In pratica, dato che il ruolo dell\u2019amministratore richiede il \u201cruolo privacy\u201d di responsabile esterno, l\u2019atto giuridico deve essere redatto e controfirmato al momento della nomina del mandato di amministrazione, conferito dall\u2019assemblea.<\/p>\n L\u2019amministratore riveste tale ruolo sulla base dell\u2019attivit\u00e0 professionale che svolge, quindi non gli \u00e8 consentito addebitare in parcella alcuna indennit\u00e0 per la responsabilit\u00e0 assunta.<\/p>\n <\/p>\n L\u2019amministratore pu\u00f2 assumere altri ruoli privacy?<\/strong><\/p>\n In realt\u00e0, l\u2019amministratore riveste due ruoli privacy. Come abbiamo gi\u00e0 detto, \u00e8\u00a0\u201cresponsabile esterno dei trattamenti<\/strong>\u201d, quando tratta i dati riferiti all\u2019entit\u00e0 condominiale, quindi di fronte all\u2019 assemblea, mentre \u00e8\u00a0\u201ctitolare autonomo dei trattamenti\u201d<\/strong>, quando tratta i dati per incarichi personali o per l\u2019espletamento di adempimenti riferiti al singolo condomino, per esempio, nel momento in cui tratta le spese ripartite o i dati di contatto come mail e cellulari.<\/p>\n Inoltre, non dobbiamo mai dimenticare che l\u2019attivit\u00e0 dello studio, anche se finalizzata alla gestione condominiale, comprende una serie di situazioni e di rapporti collaterali, come la gestione dei dipendenti, dei fornitori, di altri professionisti, etc., che configurano il suo ruolo di titolare dei trattamenti.<\/p>\n Il ruolo di titolare dei trattamenti \u00e8 automatico, non necessita di nomina.<\/p>\n <\/p>\n Un ulteriore ruolo, pu\u00f2 essere quello di\u00a0\u201ccontitolare dei trattamenti<\/strong>\u201d. Tale situazione si presenta quando, ad esempio, due differenti professionisti collaborano insieme per gestire in comune alcune realt\u00e0 condominiali, oppure quando due o pi\u00f9 professionisti autonomi associati lavorano sugli stessi dati per una finalit\u00e0 condivisa. Molto comune anche il caso di professionisti che<\/p>\n iniziano l\u2019attivit\u00e0 presso uno studio avviato che a breve gli ceder\u00e0 la gestione di alcuni immobili.<\/p>\n La contitolarit\u00e0, come per il ruolo di responsabilit\u00e0 esterna, necessita di uno specifico atto giuridico,\u00a0<\/strong>che delimiti i confini di responsabilit\u00e0 dei dati. Ad esempio, \u00e8 probabile che i dati dei condomini risiedano su un server di studio e sul tablet di un contitolare. In questo caso, la responsabilit\u00e0 dei soggetti si limita alla gestione dei dati sui rispettivi supporti.<\/p>\n","protected":false},"excerpt":{"rendered":" Il ruolo di responsabilit\u00e0 dei trattamenti dei dati in ambito condominiale dell\u2019amministratore di condominio fu gi\u00e0 definito, dal Garante della […]<\/p>\n","protected":false},"author":1,"featured_media":89768,"comment_status":"open","ping_status":"open","sticky":false,"template":"","format":"standard","meta":{"footnotes":""},"categories":[113],"tags":[],"class_list":["post-88778","post","type-post","status-publish","format-standard","has-post-thumbnail","hentry","category-blog"],"yoast_head":"\n